Preguntas más frecuentes - Ayuntamiento de Toledo

Sobre las instalaciones

¿Dónde se encuentra el Archivo Municipal?

El Archivo está ubicado en un edificio de nueva construcción en el centro de la ciudad de Toledo, en la confluencia de la Calle de la Trinidad con la plaza del Salvador. Un plano concreto de la zona puedes consultarlo en este plano de situación.

¿Hay aparcamiento cerca para dejar el coche?

En el casco histórico de Toledo funciona el aparcamiento regulado (tradicional ORA) y de pago, pero es difícil encontrar plazas libres. Cerca del Archivo hay un aparcamiento privado, pero lo mejor es utilizar el transporte público.

¿Cuál es el horario de apertura del Archivo?

Las instalaciones del Archivo están abiertas al público de 9 a 14 horas, de lunes a viernes, todos los días laborables. No está abierto por las tardes, ni los sábados.

¿Puedo acceder a la sala de consulta en silla de ruedas?

Sí. El diseño arquitectónico del edificio permite que desde la calle acceda a la sala sin que exista ningún escalón si sufre algún problema físico serio.

¿Puedo llevar mi ordenador portátil?

Sí. La sala de consulta tiene tomas eléctricas para su conexión.

¿Puedo consultar Internet a través de los ordenadores existentes en la sala?

No. Pero sí puede acceder a través de sus propios dispositivos. La sala está dotada de WIFI, si lo precisa.

¿Podemos visitar las instalaciones en grupo?

En el Reglamento del Archivo (art. 18.5) se contempla la posibilidad de realizar visitas organizadas para grupos de no más de 25 personas siempre que lo soliciten con al menos dos días de antelación, dentro del horario laboral, y no se altere el normal desarrollo del trabajo en el Archivo.

Sobre los documentos conservados

¿Qué documentos se conservan en el Archivo?

Los documentos de archivo de diferentes fondos y colecciones documentales ocupan más de 20.000 unidades de instalación entre cajas y libros, desde del año 1136 a la actualidad. La biblioteca especializada está formada por más de 9.000 publicaciones entre libros y folletos desde el siglo XVI hasta hoy. La hemeroteca municipal está constituida por unos 1.100 títulos diferentes, de los que más de 400 se han editado en Toledo, datándose los primeros a principios del siglo XIX. La colección de litografías y grabados de temática toledana está formada por cerca de 1.200 ejemplares. Y las fotografías son varias decenas de miles desde mediados del siglo XIX. Hay otras colecciones formadas por carteles, programas, bandos, etc.

¿Sólo se conservan documentos producidos o recibidos por el Ayuntamiento?

No. Hay otros fondos documentales de notable interés para la historia de Toledo, especialmente los de algunas cofradías como las de San Pedro, San Miguel y San Bartolomé, la de Nuestra Señora de la Pera, la de Nuestra Señora de la Anunciata, la de San Eloy del Arte de Plateros. También hay documentos producidos por instituciones públicas y privadas toledanas (Colegio Oficial de Agentes de la Propiedad Inmobiliaria de Toledo, el Montepío de Funcionarios Municipales, la Asociación de Funcionarios Municipales de la Provincia de Toledo, la Asociación de Caballeros de Carlos III e Isabel la Católica en Toledo, La Toledana. Sociedad Tauromáquica, la Asociación Anti-Agresión Aérea de Toledo), algunos protocolos notariales del siglo XVI y otros fondos o documentos de origen privado (Luis Tapia, Guillermo Téllez, Clemente Palencia Flores, Ángel Sánchez Aguilera, etc.)

¿Disponen de fotografías antiguas de Toledo?

Sí. El Archivo conserva el fondo fotográfico generado por Casiano Alguacil a finales del siglo XIX y constituido por más de 800 imágenes. Estas fotografías han sido digitalizadas y están a disposición de todos los interesados. Y, con ellas, otras muchas procedentes de la Colección Alba, producidas por los fotógrafos que visitaron la ciudad en la segunda mitad de ese siglo.

¿Puedo depositar o donar al Ayuntamiento de Toledo documentos de mi propiedad?

El Ayuntamiento admite la entrega de documentos de empresas y particulares vinculados con Toledo bajo diferentes fórmulas (donación, depósito…). Ese acto será reflejado en los documentos oportunos quedando constancia del régimen de acceso a los mismos y de otros elementos que permitan su correcta identificación y uso.

Sobre el acceso y consulta de documentos

¿Qué vías puedo utilizar para solicitar información?

Varias. Además de la presencial, siempre y cuando no haya restricciones autorizadas, en el horario y días indicados, puede utilizar la telefónica 925 330 484 o el correo electrónico archivo@toledo.es

¿Necesito algún carnet o autorización especial para acceder a las instalaciones del Archivo?

No. El acceso a los archivos es un derecho constitucional. Simplemente tendrá que identificarse a efectos de control administrativo cuando rellene la hoja de consulta, y por cortesía si lo que solicita es información verbal.

¿Qué debo saber para poder consultar los documentos en la sala?

En la sala hay unas normas básicas de consulta que incluyen el que deje las carteras, bolsos y otros elementos personales en el mueble casillero situado en la misma sala. Además sólo se permite el uso de lapiceros para sus anotaciones. Los bolígrafos o plumas pueden provocar daños permanentes en los documentos.

¿Podré consultar todos los documentos y libros conservados?

No, por distintas causas. Algunos documentos están deteriorados y hasta que no sean restaurados no pueden ser consultados. Otros tienen limitaciones de acceso en razón a su contenido recogidas en la legislación vigente sobre patrimonio histórico, sobre procedimiento administrativo, sobre gestión tributaria, sobre propiedad intelectual, etc. que afectan especialmente a los documentos producidos de las últimas décadas. También las personas que acceden al Archivo deben tener unos conocimientos mínimos si lo que desean es examinar documentos anteriores al siglo XVIII (paleografía, historia…). El tipo de escritura utilizada (manuscrita, hasta bien entrado el siglo XX) puede dificultar su lectura.

¿Puedo llevarme libros o documentos a casa en préstamo como ocurre en las bibliotecas?

No. El Archivo no permite la salida de ningún documento o libro de sus instalaciones salvo circunstancias especiales (restauración, reproducción, actividades culturales…). Ningún particular puede llevarse documentos y si lo hace cometerá un delito.

¿Qué necesito para consultar en el Archivo los planos de una casa?

Lo primero es que el expediente se encuentre en el Archivo pues puede estar aún en la oficina de obras o en otras dependencias. Una vez localizada la licencia concreta deberá demostrar su condición de interesado bien por ser propietario, inquilino, vecino colindante, presidente de la comunidad de propietarios o técnico redactor del proyecto, o bien por estar autorizado por escrito de cualquiera de ellos. Esa condición deberá reflejarla mediante la presentación de documentos concretos (DNI, contrato de arrendamiento, escritura de propiedad, acta de la comunidad…), e inmediatamente podrá acceder al expediente. Si fuera un comprador potencial de un inmueble bastará con que el propietario le autorice la consulta, también por escrito, una vez justificada documentalmente esa condición.

¿Puedo consultar los boletines y diarios oficiales editados en papel en el Archivo?

Sí. Pero solo los que no estén ya están digitalizados y accesibles en web. Este Archivo dispone de la mejor colección pública del Boletín Oficial de la Provincia, publicado desde 1833.

¿Puedo ir con un grupo de compañeros a hacer un trabajo sobre la historia de Toledo?

Sí, aunque el Archivo no dispone de salas específicas para trabajos en grupo por lo que tendréis que consultar los documentos respetando las normas de consulta en sala. Pero será necesario concertar la visita con anterioridad suficiente.

¿Pueden hacerme compulsas de un documento por el que estoy interesado?

Sí. El reglamento del Archivo autoriza al archivero municipal (artículo 6.3) a emitir certificaciones o copias autenticadas (compulsas) de documentos, pero sólo de los que se encuentren conservados en sus depósitos.

Sobre la reproducción de documentos

¿Me podrán hacer las reproducciones de documentos en el acto?

Lo normal (en un 95 % de los casos) es que las fotocopias o copias digitales que requiera y cuya reproducción sea autorizada le sean realizadas inmediatamente, aunque puede haber incidencias provocadas por cuestiones de personal, de averías de la máquina, o que haya otros solicitantes anteriores.

¿Me pueden reproducir todos los libros de actas, todas las ordenanzas…?

El Archivo, a través de su reglamento, ha plasmado la conveniencia de que no se creen archivos paralelos en otras instituciones o en las casas de particulares de tal forma que no le serán reproducidas series documentales completas (aunque disponga de mucho dinero para ese fin). Tampoco le serán reproducidas todas las páginas de un libro impreso de la biblioteca.  En el apartado de Descargar documentos de la web del Archivo dispone de acceso y descarga a las series documentales más importantes, entre ellas todos los libros de actas.

¿Qué documentos me pueden reproducir ?

Todos los documentos de archivo en papel en los que no haya restricciones de acceso pueden ser reproducidos por fotocopia o por copia digital siempre que lo permita su estado de conservación y no estén protegidos con encuadernaciones especiales. Es decir no se permite la fotocopia directa de los libros de actas ni de otros documentos encuadernados con cubiertas duras.

¿Me pueden fotocopiar documentos en pergamino o vitela?

No. Los documentos en pergamino o vitela sólo pueden ser reproducidos mediante técnicas fotográficas.

¿Me pueden fotocopiar directamente periódicos o revistas antiguas originales?

No. Dada la fragilidad del papel utilizado en su elaboración, los periódicos sólo excepcionalmente pueden ser reproducidos mediante fotocopia directa del original impreso. Pero sí puede utilizar su propia cámara digital, una vez sea autorizado, o hacer capturas de las pantallas de los ordenadores en los que se ofrecen sus copias digitales.

¿Cuánto me costarán las reproducciones de documentos?

Cada año el Ayuntamiento aprueba en sus ordenanzas fiscales el precio de las reproducciones de los documentos del archivo municipal, incluyendo distintas tarifas según las características de los originales y el tipo de copia solicitado. El coste será el establecido en ese documento de pago.

¿Puedo pagar las reproducciones de documentos en el propio Archivo?

La caja municipal es única por lo que si usted necesita carta de pago deberá rellenar el impreso correspondiente y hacer el ingreso en la entidad autorizada. Una vez tengamos constancia, con la copia de ese documento, de que el pago ha sido realizado procederemos a entregarle las copias.

¿Puedo llevar mi escáner para digitalizar documentos del Archivo?

No. Si necesita que un documento sea escaneado ese trabajo será realizado por el personal del Archivo y tendrá que pagar su coste.

¿Puedo hacerme yo las reproducciones con mi cámara digital o dispositivo móvil?

Sí, siempre y cuando pida previamente autorización al personal de Archivo que comprobará el estado de conservación del original, su contenido, las posibles limitaciones de acceso…

¿Puedo solicitar por correo el envío de reproducciones de documentos del Archivo?

Sí. Una vez identificados los documentos por los que está interesado y comprobado que no existe ninguna limitación para su reproducción, se le remitirá un presupuesto en el que se incluirán los gastos de envío. Podrá abonar el coste por transferencia bancaria.

Sobre las publicaciones del archivo

¿Qué publicaciones se han realizado desde el Archivo?

El Archivo Municipal gestiona una colección de monografías sobre historia de la ciudad y en relación con los documentos que conserva. Sobre ellas se informa en el apartado de PUBLICACIONES. También publica una revista bienal titulada Archivo Secreto y sus Cuadernos.

¿Dónde puedo adquirir las publicaciones del Archivo?

  • La Revista en papel puede comprarla en el propio Archivo o en alguna librería especializada, de todas formas su contenido a texto completo está en PDF en la web del Archivo.
  • También puede descargarse la colección de Cuadernos de Archivo Secreto.
  • Los libros venales de la Colección del Archivo Municipal,  pueden adquirirlos en este mismo centro.

 

Sobre el funcionamiento del servicio y trato recibido

¿Existe alguna norma que regule el funcionamiento del Archivo?

Sí. El Ayuntamiento de Toledo aprobó un reglamento de este servicio cuyo contenido puede examinar https://www.toledo.es/wp-content/uploads/2016/11/reglamento-del-archivo-municipal-de-toledo.pdf .

¿Quién me atenderá si acudo personalmente al Archivo?

En el Archivo trabajamos cinco personas: dos ordenanzas, dos técnicos de archivo y el archivero municipal. Una vez que haya expresado la información o documentos que necesita será atendido por la persona más idónea.

¿Cuánto tiempo tardarán en atenderme si acudo en persona al Archivo?

Si sabe qué documentos quiere consultar, una vez haya rellenado la hoja de consulta se le entregarán inmediatamente los documentos (muy posiblemente en menos de 5 minutos). Si necesita información o asesoramiento dependerá de si en ese momento puede atenderle el personal técnico, ya que puede estar atendiendo otras solicitudes anteriores.

¿Me ayudarán a leer los documentos escritos en letras de difícil lectura?

En el Archivo trabaja personal especializado que puede leer todos los documentos y le podrá ayudar si tiene problemas con alguna palabra concreta, pero no le leerá todo el texto.

¿Me pueden buscar todos los antecedentes que haya sobre mi familia, mi pueblo…?

Para realizar búsquedas de este tipo consultamos las bases de datos en las que están incluidas descripciones individualizadas de documentos (no más del 5% del total de documentos del Archivo) y ponemos a su disposición esa información, pero la consulta concreta de esos documentos y de los demás del Archivo la deben hacer personalmente los solicitantes.

¿Qué esperan de mí las personas que trabajan en el Archivo?

Las personas que acuden al Archivo deben hacer un buen uso de los documentos que consultan, sin infringirles ningún daño. Han de respetar también las normas de consulta y tratar adecuadamente al personal del Archivo y a las instalaciones y equipamientos públicos que utilicen.

¿Cómo y dónde puedo reclamar si no estoy de acuerdo con el servicio y trato recibido?

Las vías para comunicar cualquier deficiencia en el servicio son muchas, bien directamente en el Archivo (por cualquier medio) o en otras dependencias municipales (Alcaldía, Concejalía Delegada, buzón de ciudadano, etc.), cuyas direcciones concretas están incluidas en esta misma web. Esas quejas y reclamaciones nos ayudarán a mejorar.

Sobre hacer prácticas o trabajar en el archivo

¿Qué necesito para realizar trabajos remunerados en el Archivo?

La plantilla de trabajadores del Archivo está completa. No hay ninguna vacante. Ahora bien, en los últimos años el Ayuntamiento, a través de diferentes Planes de Empleo, ha contratado personal para trabajar en el Archivo por tiempo limitado (tres o seis meses) y con unas determinadas condiciones (parados de larga duración, personas desempleadas con cargas familiares, experiencia en trabajos similares, estudios a nivel de bachillerato superior, etc.).

¿Puedo hacer prácticas no remuneradas en el Archivo?

El Ayuntamiento tiene establecidos convenios de colaboración con distintas instituciones para la realización de prácticas de sus alumnos en el Archivo Municipal. Entre esas instituciones están la Universidad Nacional de Educación a Distancia (alumnos del Curso de Postgrado de Especialista Universitario en Archivística) y la Universidad de Castilla-La Mancha (alumnos de la Facultad de Humanidades de Toledo). También se han recibido alumnos de la Universidad Complutense de Madrid, de la Universidad San Pablo-CEU, etc. Sólo los alumnos de las instituciones universitarias con las que hay convenios pueden hacer prácticas en el Archivo.

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